KI für Fachaufgaben nutzen – Entscheidungen in der Hand behalten
Ihr Team möchte mit KI Arbeitsanweisungen entwerfen oder Fachinformationen aufbereiten. Ein geregelter Einsatz kann helfen, solche Entwürfe im Fachbereich nutzbar zu machen: Es wird festgelegt, welche Aufgabe das Werkzeug übernimmt und wie Menschen seine Ergebnisse prüfen, bevor sie weiterverwendet werden. Ich berate Verantwortliche in Compliance-, Steuer- und Rechtsabteilungen bei der Gestaltung dieses Arbeitsablaufs.
Der Einstieg: ein Einsatzfall, ein klarer Auftrag
Wir beginnen mit einer benannten Aufgabe in einem Team, etwa dem Entwurf einer internen Arbeitsanweisung auf Basis vorgegebener Fachquellen. Ich untersuche mit Ihnen, welche Teilschritte die KI unterstützen soll, welche Informationen dafür nötig sind und wo eine eigene fachliche Entscheidung erforderlich bleibt. Vorhandene Arbeitsanweisungen und Kontrollen beziehen wir ein.
Im Mittelpunkt stehen dokumentationsintensive Abläufe bei Finanzinstituten. Die Beratung richtet sich ebenso an entsprechende Fachabteilungen anderer Unternehmen, wenn sie Quellen bewerten, Ergebnisse begründen und Freigaben nachvollziehbar festhalten müssen. Maßgeblich ist der konkrete Ablauf, nicht allein die Branche.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Sie erhalten eine schriftliche Entscheidungsgrundlage für den gewählten Einsatzfall und einen dazugehörigen Prüf- und Freigabeablauf. Die Grundlage beschreibt, wofür KI in diesem Arbeitsablauf eingesetzt werden soll, was vor einem Einsatz noch zu klären ist und wer dafür zuständig ist. Auch die Empfehlung, einen Teilschritt nicht mit KI zu bearbeiten oder den Einsatz vorerst zurückzustellen, kann das Ergebnis sein.
Aufgabe und Informationsgrenzen
Die Beschreibung grenzt Zweck, Werkzeug und vorgesehene Eingaben ab. Sie hält fest, welche Informationen nach den geklärten Vorgaben verwendet werden können und welche ausgeschlossen bleiben. Ungeklärte Datenfragen werden als offene Voraussetzung ausgewiesen.
Prüfung vor der Weiterverwendung
Der Ablauf benennt, wer Aussagen an den vorgegebenen Quellen prüft, das Ergebnis fachlich bewertet und die Weiterverwendung freigibt. Festgehalten wird auch, wie die Prüfung dokumentiert wird und wann ein Ergebnis zurückgewiesen oder ein Zweifelsfall an die verantwortliche Person gegeben wird.
Den Ablauf an Beispielen durchgehen
Mit den beteiligten Bearbeitern gehen wir ausgewählte Beispiele durch: Ein Entwurf nennt eine Fundstelle, die seine Aussage nicht trägt; eine wichtige Einschränkung fehlt; zwei Quellen widersprechen sich. Wir halten fest, an welcher Stelle die Weiterverwendung zu stoppen ist, wer die Klärung übernimmt und welche Regel verständlicher werden muss. So wird aus der Beschreibung eine Grundlage für die Arbeit im Team.
Auf dieser Grundlage kann ein gesonderter Folgeauftrag aufbauen. Ich arbeite die Regeln zu Arbeitsanweisungen aus, erläutere sie dem Team und begleite die fachliche Auswertung einer begrenzten Erprobung. Rückmeldungen aus der Anwendung fließen in die Überarbeitung ein.
Fachliche Begleitung mit klarer Arbeitsteilung
Die Beratung ordnet den fachlichen Arbeitsablauf. Für Fragen des KI-Rechts, des Datenschutzes oder der IT-Sicherheit stimmen wir ab, welche gesonderten Fachbeiträge erforderlich sind. Offene Voraussetzungen werden nicht durch eine Arbeitsanweisung ersetzt: Über den Einsatz entscheidet Ihr Unternehmen nach ihrer Klärung. Die technische Einrichtung des Werkzeugs ist nicht Teil dieses Auftrags.